В большинстве случаев, административный персонал принято воспринимать как вспомогательный. Однако, его отсутствие зачастую серьезно осложняет, а нередко ведет и к остановке работы всего офиса. Порядок в офисе воспринимается как само собой разумеющееся, но стоит лишиться какой-то привычной мелочи, как может нарушиться весь процесс работы офиса.

Невозможно работать как обычно при возникновении постоянных мелких проблем, будь то отсутствие бумаги в принтере, сломанный кондиционер, или не нашлось человека для доставки срочного документа клиенту.

Как правило, на месте секретаря, работодатели предпочитают иметь женщину в возрасте от 20 до 45 лет. Выдвигая к работе секретаря в каждом конкретном случае разные требования, все они сходятся в одном: секретарь нужен с опытом работы, знающий делопроизводство и офисную технику, а также умеющий уверенно пользоваться компьютером и быстро набирать текст. Существует ошибочное мнение, можно идти работать секретарем по окончании краткосрочных курсов. Между тем, профессия секретаря сложная и ответственная, поскольку, по сути, с него начинается вся организация работы в офисе. Секретарь является лицом фирмы, по которому складывается первое впечатление о компании. Профессии секретаря обучают в профессиональном училище или колледже, где преподносят основные азы данной работы.

Круг обязанностей секретаря обширный, включающий в себя организацию рабочего дня руководителя, прием посетителей, работу с документацией и почтой, деловую переписку, работу с архивом, ведение телефонных переговоров, организацию выставок, составление договоров, прием важных партнеров и т.п. Поэтому, секретарю нужно обладать доброжелательностью, выдержкой. А чтобы всегда чувствовать настроение своего руководителя, уметь подстраиваться под него и быть нейтральным, секретарю еще нужно иметь необходимые навыки из практической психологии. Исходя из всего вышесказанного, обязанности секретаря условно делятся на две составляющие, первая из которых это документационное обеспечение управления, а вторая - бездокументационное обеспечение управления. А саму профессию секретаря можно отнести к категории технических исполнителей.

Более глубокие знания в области документоведения требуются от офис-менеджеров, в этом их отличаются от секретарей. Появление должности офис-менеджера произошло сравнительно недавно, лишь 10-12 лет назад. Времена рыночных отношения приводят руководителя предприятия к необходимости совмещения нескольких должностей, при концентрации функций по управлению и исполнению. Именно поэтому он нуждается не только в техническом специалисте для дежурства на телефоне и обработки корреспонденции, а специалисте, занимающемся кадровой и управленческой деятельностью. Более широкие, чем у секретаря , обязанности, позволяют офис-менджеру выполнять управленческие функции, обработку информационной части документов, заниматься планированием вопросов стратегического развития, совершенствованием качества услуг. В зависимости от деятельности организации, офис-менеджер может определять источники обеспечения фирмы нужными кадрами, организовывать и контролировать вопросы внутренней среды жизнедеятельности фирмы, а также выполнять обязанности заведующего общим отделом или канцелярией. На должность офис-менеджера, как правило, принимаются лица, имеющие профессиональное высшее образование и, как минимум, трехлетний стаж работы в должности документоведа первой категории, что обуславливает предъявление высоких требований к ней.

Сфера деятельности внутренняя структура организации, ее размер определяют количество и наличие специалистов административного персонала. К примеру, в некоторых государственных структурах, а также в управляющих компаниях крупных предприятий административный персонал выводится в отдельный Департамент, представляющий собой сложно организованное подразделение. В небольших же компаниях многие функции может выполнять всего лишь один человек. Рынок труда, к сожалению, часто сталкивается с проблемой квалифицированных сотрудников, что касается и данной категории специалистов. Несмотря на множество предложений, сложно найти в наше время хорошего офис-менеджера или секретаря, особенно если ставить перед собой задачу минимизации тенденции повышенных зарплат, при высоком уровне профессионализма. Чтобы найти и выбрать хороших работников следует обратиться к услугам специалистов с большим опытом поиска и подбора персонала.

Любому руководителю надо выглядеть достойно в глазах своих подчиненных, поэтому ему просто необходимо купить автомобиль высокого класса.