Планирование рабочего дня всегда имело огромное значение. На производствах до сих пор существует понятие нормативности, а вот при работе в офисе определить объем задач и грамотно распределить их в течение рабочего дня или даже рабочей недели бывает непросто.

Работодателями ценится многофункциональность сотрудника. Однако нередко под этим качеством работника подразумевают не умение выполнять различные и подчас не связанные друг с другом задачи, а способность заниматься несколькими вещами одновременно.

Для того чтобы сотрудники работали максимально эффективно, но при этом не теряли силы зря, была придумана такая дисциплина, как тайм-менеджмент. Это своего рода технология организации времени и повышения эффективности его использования. В нее входит множество инструментов и техник, однако, если времени на их подробное изучение нет, можно придерживаться нескольких нетрудных правил, которые помогут организовать рабочий день. Таким образом, бодрость не покинет вас к вечеру, и после работы вы без проблем сможете отправиться в фитнес-клуб или на прогулку с детьми. Останутся силы и на встречу с друзьями, и на поход по магазинам.

• Составьте список всех дел, которые вы должны выполнить в течение дня. Включите в него абсолютно все ваши задачи и укажите время начала каждого дела, если оно определено.
• Отметьте те задачи, которые имеют жесткие временные рамки, а также те, выполнение которых не связано с дедлайнами. Отдельно выделите энергозатратные пункты.
• Установите себе крайний срок выполнения заданий, в идеале он должен на 15-20 минут опережать дедлайн. В этом случае вы сможете избежать стресса и окончить все дела вовремя.
• Адекватно оценивая свои силы, постарайтесь указать, сколько минут/часов вы планируете потратить на ту или иную задачу. Это избавит вас от иллюзий, не позволит написать слишком много дел и предотвратит дачу невыполнимых обещаний начальству или коллегам.
• Сформулируйте основные цели. Только так вы сможете избавиться от всех лишних дел, мешающих их достижению. В первую очередь необходимо браться за основные и срочные дела. Их также расставьте в порядке очередности. Хотя бы пять выполненных задач позволят сказать, что день прожит не зря.
• Начинать самое важное лучше с утра. Однако биоритмы людей могут немного отличаться, поэтому понаблюдайте, в какие часы вы можете работать наиболее продуктивно.
• Установите отрезок времени, когда вы будете делать только свою работу, не отвлекаясь ни на звонки, ни на почту. Таким образом, вы сможете углубиться в задачи и выполнить их быстрее и качественнее.
• Постарайтесь не браться за все дела одновременно. Последовательное выполнение за редким исключением оказывается наиболее плодотворным.
• Делайте паузы. Это поможет мозгу отдохнуть и без потерь переключиться на следующее действие. Вы можете выйти на улицу на несколько минут или выпить чашку чая. В некоторых офисах есть дартс или столы для пинг-понга. Смена деятельности благотворно влияет на производительность труда.
• Вечером рядом с выполненными делами ставьте галочки, а невыполненные переносите на другие дни. Считается, что галочками или плюсиками вы как бы хвалите себя и испытываете положительные эмоции.
• Проанализируйте свой день. Если что-то пошло не так, разберитесь, почему так вышло, и подумайте, как этого избежать в дальнейшем.

Составлять список «на завтра» нужно уже сегодня, а не день в день, тогда вы сможете продумать важные мелочи. Учтите, что при составлении плана лучше оставить  примерно 40% времени свободным, чтобы при возникновении незапланированных трудностей не выбиться из графика. Если ранее вы не составляли «to do» листа, привыкнуть к упорядоченности будет непросто, но результат не заставит себя долго ждать. Когда планирование станет для вас обычной процедурой, обязательно нужно подумать о глобальной цели, например, на месяц или квартал. В соответствии с этой целью вы сможете в дальнейшем планировать свое время. Особенно это полезно тем, у кого в отделе есть подчиненные.

Уделяя всего лишь 10-15 минут планированию своего дня, вы экономите до 2 часов в сутки. Это время вы сможете посвятить себе или своим близким, что, согласитесь, бесценно.