Каждая организация, стремящаяся достичь высокого уровня эффективности рабочего процесса, должна обладать нормативными документами, представляющими собой должностные инструкции и регламенты выполнения рабочих операций.

Регламент предназначен для описания какого-либо производственного или другого вида рабочего  процесса. При этом, он должен определять критерии, согласно которым необходимо выполнять работу, а также устанавливать цели и задачи для работников подразделения в целом. Должностная инструкция содержит более детальную информацию о том, какие именно обязанности предстоит выполнять конкретному сотруднику. Нельзя относиться невнимательно к должностным инструкциям и регламентам, недооценивая важность этих нормативных документов, ошибочно ставя во главу угла непосредственный контакт руководителя с его подчиненным. Безусловно, такой контакт начальника с сотрудниками играет существенную роль, но именно регламент рабочего процесса или персональная должностная инструкция определяют те рамки, в которых необходимо трудиться работникам. При наличии таких нормативных документов, начальник без труда определит, кто и за что отвечает, а подчиненный при этом будет иметь точную картину того, что именно ему нужно делать. Следовательно, чем больше регламентов и инструкций создается на предприятии, чем больше функциональных подразделений и должностей они затрагивают, тем более четкого и эффективного выполнения работы можно ожидать от сотрудников.

Составляя должностную инструкцию, следует помнить, что эта инструкция призвана объяснить работнику, что ему необходимо делать, и в нее не должно входить решение других задач, таких, например, как мотивация. Также, не пытайтесь объять необъятное, указывая в регламенте абсолютно все действия, вплоть до самых мелочей, да еще и с их детальными описаниями. Такие нормативные документы требуют четкости и ясности содержания, без лишних слов. Чем короче будет инструкция, тем больше шансов для ее внимательного изучения.

Любой регламент включает в себя общие положения, применяемые при составлении нормативных документов для всех работников компании, занимающих разные должности. Этот раздел напрямую представляет политику компании, которой всем следует придерживаться. Помимо этого, регламент или инструкции определяют цели и задачи для сотрудников, а также функции, которые им необходимо будет выполнять. И если цели могут быть идеалом, который не всегда может быть достигнут в полной мере, несмотря на все стремление к нему, то задачи работнику предстоит решать регулярно, при выполнении своих трудовых обязанностей. Отчетность работников формируется, исходя из поставленных в регламенте или должностной инструкции задач, поэтому документы следует составлять таким образом, чтобы они реально отражали какие-то успехи сотрудников в работе или неудачи.

Однако, самый важный раздел регламента и должностной инструкции посвящен функциям, необходимым выполнять сотруднику. Именно этот раздел занимает основную долю всего документа. Поскольку функции напрямую вытекают из задач, которые ставятся перед работником, всегда можно сделать вывод, справляется работник со своими должностными обязанностями или нет.

Полнота должностной инструкции тоже один из важных моментов. Да, не нужно описывать все слишком детально, но при этом нельзя упустить и что-то важное. Этот документ должен предусмотреть абсолютно все, могущие возникнуть, рабочие ситуации.

Кроме того, и регламенты, и инструкции должны быть составлены строго в рамках действующего законодательства, защищая как интересы работников, так и интересы работодателей. Поэтому, для грамотного составления нормативных документов, многие организации прибегают к помощи юристов, которые хорошо разбираются в трудовом законодательстве. С помощью этих специалистов, на основе соответствующих статей трудового кодекса и федеральных законов, можно составить регламенты для сотрудников всех уровней, разработать положения о персональных данных, инструкции по охране труда ит.п.