Многие организации при своей работе не могут обойтись без составления специального положения, регламентирующего порядок получения, хранения и использования персональных данных сотрудников.

Составляя его, следует опираться на нормы, указанные в трудовом кодексе Российской Федерации, а также в федеральном законе № 152-ФЗ от 27.07.2006 г «О персональных данных».

С помощью этого нормативного документа необходимо четко определять, что именно подразумевается под понятием «персональные данные», то есть, что находится в сфере его влияния. Также, в положении определяется порядок сбора и использования этих данных, и условия их хранения.

Положение о персональных данных определяет круг должностных лиц, получающих доступ к этой информации, а также прописывает ответственность работодателя за незаконное использование персональных данных. Поскольку вся информация о человеке является конфиденциальной , недопустимо ее разглашение.

Под персональными данными подразумеваются, например, паспортные данные, место проживания сотрудника, его трудовой стаж, образование и другая информация, описанная в положении. Как правило, вся информация о персональных данных хранится в отделе кадров, сотрудники которого обязаны обеспечить ей надежную защиту.

Есть множество нюансов, которые следует учесть при составлении положения о защите персональных данных. Например, в положение можно включить пункт, где предусмотрено согласие сотрудника использовать его персональные данные в некоторых целях, связанных с исполнением договора, одной из сторон которых он является. Используется такая возможность в соответствии с подпунктом 3, пункта 2, статьи 6 федерального закона «О персональных данных». Прибегнув к услугам юриста, хорошо разбирающегося в трудовом законодательстве, можно будет учесть все нюансы и максимально использовать возможности для создания более эффективной работы организации

Для того, чтобы положение о персональных данных сотрудников вступило в силу, разработана процедура его утверждения. Она состоит из нескольких этапов.

- сначала готовится проект нормативного документа, который делается либо на основе типовых положений, взятых, как правило, из интернета , или, что несравненно лучше, с помощью юриста, который поможет наиболее грамотно и эффективно составить этот проект;

-затем проект положения согласовывается с руководящими лицами и издается приказ об утверждении положения;

-кроме того, руководителю для утверждения предоставляется перечень лиц, наделяемых доступом к персональным данным сотрудников компании, в число которых, обычно, входят представители отдела управления персоналом, внутренней безопасности, бухгалтерии ит.д.;

-этим лицам необходимо подписать обязательства о неразглашении информации о персональных данных сотрудников компании, а также предусматривается согласие работника на какую-либо необходимую обработку его персональных данных;

-и, наконец, главный руководитель компании соответствующим приказом вводит в действие данный нормативный документ, при этом с Положением о персональных данных знакомятся под роспись абсолютно все сотрудники компании.

Таким образом, сама процедура введения положения в действие не слишком затянутая, значительно сложнее представляется работа по его составлению, соблюдению интересов всех сотрудников и предоставлению возможности использования при этом персональных данных работников в некоторых случаях, необходимых для компании.